1. Lovhjemmel

I henhold til Databeskyttelsesforordningen af 28. maj 2018, er vi forpligtet til at registrere, behandle, opbevare og slette dine personlige data, så vi opfylder den til enhver tid gældende lovgivning på området. Vi henholder os til følgende bestemmelser i Databeskyttelses-forordningen: artikel 4, 6, 9, 10, 30, 87.

2. Behandling af persondata og formål

Stensbæk behandler personoplysninger om dig, når du retter henvendelse til os via mail, brev, hjemmeside og sociale medier i forbindelse med besøg og/eller deltager i et retræteophold, kursus eller en behandling, samt deltagelse i events, aktiviteter og booking af værelser eller lokaler. Derudover behandler vi personoplysninger om dig, hvis du er ansøger til ledige stillinger eller ansat (herunder fastansat, flexjob-ansat, timelønnet, lærer-praktikant, virksomhedspraktikant, bestyrelsesmedlem, foredragsholder eller frivillig).

De personoplysninger, du indsender til os, digitalt eller i papirform, bliver behandlet af Stensbæk Højskoles personale (herunder ledelse, kursus- eller personaleadministration) alt efter formål og relevans. Dine personlige oplysninger bliver således behandlet og opbevaret fortroligt og forsvarligt, og kun de relevante medarbejdere har adgang til dine personoplysninger og eventuelle filer. Vi sletter dine personoplysninger, når det ikke længere er nødvendigt at behandle dem.

Vi opfordrer til, at du undlader at anføre særligt følsomme oplysninger, når du kommunikerer med os, med mindre det er af vital betydning for din ansættelse eller dit ophold på Stensbæk. Skulle nogle af dine personoplysninger ændre sig, opfordrer vi til, at du kontakter os, så vi kan opdatere dem. Dette kan gøres ved at kontakte kontoret på nedenstående mail.

2.1. Ansøger

Hvis du søger en stilling på Stensbæk, behandler vi dine personoplysninger elektronisk for at kunne håndtere din ansøgning og evt. etablere eller administrere dit ansættelsesforhold.

Med fremsendelsen af din ansøgning giver du samtykke til, at vi må behandle de personoplysninger, vi har modtaget fra dig. Du kan til enhver tid trække dette samtykke tilbage ved at sende en mail til os med besked om, at du trækker dit samtykke og dermed også din ansøgning tilbage. Hvis din ansøgning ikke fører til ansættelse hos os, sletter vi personoplysningerne om dig efter max. 6 måneder.

2.2. Ansat

Hvis du er eller bliver ansat på Stensbæk, opbevarer vi din ansøgning og dermed dine persondata til brug i den videre ansættelsesproces. I den forbindelse beder vi dig opgive dit CPR-nummer til brug ved oprettelse i vores IT-systemer, og i f.m. lønudbetaling, kontakt med pensions- og forsikringsselskab, kommune o.lign. Vi beder dig oplyse navn og kontaktoplysninger på dine nærmeste pårørende, som vi naturligvis kun vil kontakte i nødstilfælde. Endelig beder vi dig underskrive en samtykkeerklæring, hvor du bl.a. giver tilladelse til, at vi opbevarer og behandler dine data i al den tid, din ansættelse består.

2.3. Bestyrelsesmedlem

I forbindelse med medlemskab af højskolens bestyrelse, er det lovpligtigt, at du foruden dine personlige kontaktoplysninger også opgiver dit CPR-nummer. Disse oplysninger videregives kun til statslige myndigheder, bank og revisor.

2.4. Kursist eller elev på højskolekursus

I forbindelse med afsendelse af din tilmelding til et højskolekursus, behandlinger, aktiviteter, events samt tilmelding på retrætecenteret via vores hjemmeside, afgiver du samtykke til, at vi i medfør af Databeskyttelsesforordningens artikel 6 stk. 1 pkt. a (almindelige personoplysninger), samt artikel 9. stk. 2 pkt. (særlige personoplysninger), må  behandle dine personoplysninger for at kunne opfylde Stensbæk forpligtelser i forhold til dit ophold og din undervisning.

I forbindelse med tilmelding til et tilskudsberettiget højskolekursus er det lovpligtigt, at du opgiver dit CPR-nummer. Disse oplysninger videregives kun til offentlige myndigheder.

Du skal selv sørge for, at de persondata, du afgiver, er dine personlige, korrekte og fyldestgørende oplysninger.

Videregivelse af oplysninger til offentlige myndigheder vil kun ske, hvis Stensbæk er forpligtet hertil i henhold til særligt lovgrundlag, eller hvis det er nødvendigt for at kunne leve op til de forpligtelser, Stensbæk har i forhold til dit ophold og din undervisning.

2.5 Deltager på rejsehold 

For deltagere på rejsehold bliver der indsamlet personoplysninger til brug for afvikling af rejser – herunder kopi af pas. Oplysningerne bruges til reservation af billetter, overnatning og virksomhedsbesøg hvor dette er nødvendigt. Oplysningerne slettes umiddelbart efter rejsens afvikling og opbevares ikke efterfølgende.

2.6 Foredragsholder og timelønnet underviser

I forbindelse med dit foredrag eller din timebaserede undervisning på højskolen indhenter vi kun de nødvendige personoplysninger fra dig, der gør det muligt for os at udbetale honorar/ timeløn og evt. befordringsgodtgørelse til dig – og indberette dette til statslige myndigheder og revisor.

2.7 Frivillig

I forbindelse med dit frivillige arbejde på højskolen indhenter vi kun de nødvendige personoplysninger om dig, der gør det muligt for os at udbetale befordringsgodtgørelse til dig – og indberette dette til statslige myndigheder. Derudover giver du ved tilmelding via særlig formular samtykke til, at vi må indhente børneattest på dig, hvis du er frivillig på ét af vore to familiekurser.

3. Videregivelse af persondata

Stensbæk deler ikke dine oplysninger med tredjepart.

I forbindelse med at du bestiller materiale om Stensbæk, bestiller tid til en rundvisning eller tilmelder dig en aktivitet afgiver du dit navn, din adresse, e-mail og telefonnummer for at vi kan ekspedere din henvendelse. Vi videresælger eller -giver under ingen omstændigheder disse oplysninger til tredjepart. I forbindelse med bestillingen/tilmeldingen vil du blive bedt om at angive, om vi må kontakte dig i markedsføringsøjemed – og du kan naturligvis altid tilbagekalde dit samtykke, hvis du fortryder.

Videregivelse af oplysninger til offentlige myndigheder sker kun, hvis Stensbæk er forpligtet hertil i henhold til særligt lovgrundlag, eller hvis det er nødvendigt for at kunne leve op til de forpligtelser, vi har i forhold til din ansættelse eller dit ophold og undervisning. Videregivelse af dine personoplysninger – udover hvad der er beskrevet ovenfor og godkendt af dig – vil kræve et nyt konkret samtykke.

4. Samtykke

I de fleste tilfælde er vores behandling af dine personoplysninger baseret på et andet retsgrundlag end samtykke. I det omfang vi måtte have indhentet et samtykke fra dig til en given behandling af dine personoplysninger, gælder, at du til enhver tid har ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår nedenfor i punkt 8. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

5. Hjemmeside, sociale medier og markedsføring

I forbindelse med din færdsel på Stensbæk hjemmeside og Facebook-sider, registreres din og andre brugeres færdsel via ’cookies’ fra Google Analytics. Disse oplysninger anvendes til at måle trafikken og føre statistik over de mest besøgte sider. Du er fuldstændig anonym i denne statistik. Når du sender oplysninger via formularer fra vores hjemmeside, foregår dette via en sikker forbindelse (SSL-kryptering).

På kurser, events og arrangementer sker det, at vi tager billeder og video til brug på hjemmesiden, i trykt materiale, på sociale medier eller anden markedsføring af Stensbæk. Ønsker du ikke, at der tages fotos/video af dig til de nævnte formål, skal du give besked herom til fotografen/ansvarlige på stedet.

6. Sletning af persondata

Vi sletter dine personoplysninger efter de almindelige forældelsesregler, der gælder i Danmark. Vi sletter løbende personoplysninger, som ikke er nødvendige, når vi har opfyldt vores forpligtelser i forhold til din ansættelse, dit ophold og, din behandling din undervisning. Hvis vi af en eller anden grund må opbevare personoplysninger ud over forældelsesfristen, vil vi informere dig om det.

7. Dine rettigheder

Du er til enhver tid berettiget til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, dog med visse lovbestemte undtagelser. Du har endvidere ret til at gøre indsigelse mod indsamlingen og mod den videre behandling af dine personlige oplysninger. Du har herudover også ret til at få berigtiget (korrigeret), slettet eller blokeret dine personlige oplysninger efter reglerne herom. Du har desuden ret til at få udleveret oplysninger om dig selv, som du har givet til os. Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

8. Kontaktoplysninger på de dataansvarlige

Stensbæk dataansvarlige medarbejdere er:

• Shela Fozzi, Leder, shela@stensbaek.com
• Jack Haahr Andersen, Formand, jack@stensbaek.com

9. Databehandleraftaler

Stensbæk har indgået Databehandleraftaler med alle vores databehandlere.

10. Ejeroplysninger

Dette website tilhører og drives af:
Stensbæk, Stensbækvej 29, DK-6510 Gram
E-mail: info@stensbaek.com, tlf. +4525371807
CVR nr.: 31977363

Stensbæk, april 2023.